企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)需要企業(yè)各部門均需要參與的工作,是一個(gè)典型的跨部門協(xié)作業(yè)務(wù),因此通過流程管理的方法建立企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)工作流程對(duì)開展該項(xiàng)工作將顯得十分重要,否則容易出現(xiàn)部門之間職責(zé)不清、相互推諉等現(xiàn)象,風(fēng)險(xiǎn)管理工作效果與效率都將會(huì)受到影響。
通過流程管理的方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理,明確了各部門及相關(guān)人員的職責(zé),規(guī)范了工作流程,固化了各種表單模板,使風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)能夠更好的開展,從而提升公司的整體運(yùn)營(yíng)管理水平。
流程管理工作是風(fēng)險(xiǎn)管理工作的基礎(chǔ),風(fēng)險(xiǎn)管理可以運(yùn)用流程分析法識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)管理是以流程化的思考方式(任何業(yè)務(wù)問題都會(huì)反映在核心流程上),進(jìn)行系統(tǒng)化的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估,然后分析誘因,根據(jù)誘因再設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)性的控制措施,邏輯性強(qiáng),所以風(fēng)險(xiǎn)管理和流程建設(shè)是密不可分的,流程建設(shè)是開展風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ),風(fēng)險(xiǎn)管理需要了解業(yè)務(wù)現(xiàn)狀,因此,風(fēng)險(xiǎn)管理工作可以直接利用流程建設(shè)的成果。
企業(yè)的業(yè)務(wù)是主要是通過流程運(yùn)行的,而風(fēng)險(xiǎn)會(huì)存在業(yè)務(wù)的每一個(gè)“角落”,風(fēng)險(xiǎn)管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與識(shí)別,只有熟悉業(yè)務(wù)流程,才能更準(zhǔn)確的識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),因此通過流程分析法將會(huì)有利于我們更快更準(zhǔn)的找到風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并采取措施予以控制,達(dá)到為企業(yè)“查缺補(bǔ)漏“的作用。
以XX公司的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為案例進(jìn)行舉例說明:
在評(píng)估公司應(yīng)收賬款形成壞賬收不回款的風(fēng)險(xiǎn)時(shí),通過對(duì)發(fā)貨前的相關(guān)流程進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn),該公司發(fā)貨前銷售部門沒有向財(cái)務(wù)部門查詢客戶的欠款、信用額度等信用信息就進(jìn)行了發(fā)貨,造成了后期發(fā)生壞賬的可能性大大增加,存在較大風(fēng)險(xiǎn);通過對(duì)流程進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)后,相關(guān)部門對(duì)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)優(yōu)化,在發(fā)貨前增加了向財(cái)務(wù)部查詢客戶信用的控制活動(dòng),明確只能向信用良好的客戶發(fā)貨,這樣一來就降低壞賬發(fā)生的可能性,減少了公司財(cái)物損失的風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)管理工作成果可以運(yùn)用到流程管理中,風(fēng)險(xiǎn)管理可以作為流程管理的輸入條件
通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理和分析,識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),設(shè)計(jì)控制措施,最終還需要通過流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)的設(shè)置(新建流程或優(yōu)化原有的流程)來對(duì)需要控制的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范,因此風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果可以作為流程建設(shè)及流程審視優(yōu)化的重要輸入。
以XX公司為例:通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析,該公司海外營(yíng)銷風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估值排在公司當(dāng)年十大風(fēng)險(xiǎn)第一位,為了控制海外營(yíng)銷方面的風(fēng)險(xiǎn),公司在國(guó)際營(yíng)銷相關(guān)流程中增加項(xiàng)目評(píng)審、商務(wù)評(píng)審、合同評(píng)審等關(guān)鍵控制點(diǎn)增強(qiáng)對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)的控制。
由此可見,公司可以運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果,指導(dǎo)流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化,使內(nèi)控關(guān)鍵控制點(diǎn)鑲嵌業(yè)務(wù)流程中,切實(shí)起到控制風(fēng)險(xiǎn)的作用。
流程管理是內(nèi)控體系建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),缺陷整改要通過“流程再造”才能標(biāo)本兼治
“業(yè)務(wù)流程”是指通過規(guī)范一系列連續(xù)有規(guī)律的行動(dòng)的發(fā)生和執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的過程。
“業(yè)務(wù)流程管理”是指在不斷的變革中對(duì)企業(yè)所有的內(nèi)外業(yè)務(wù)通過制度化的控制手段和圖形化的流程模型來進(jìn)行管理,達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高獲利能力。企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制、保障持續(xù)健康發(fā)展,進(jìn)行流程管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一是流程管理是內(nèi)控體系的載體。內(nèi)控體系要通過流程管理發(fā)揮作用,如對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金的控制首先要明確庫(kù)存現(xiàn)金的存、取管理流程,再?gòu)牧鞒讨蟹治鰧徟?、支出、收人、日限額控制等關(guān)鍵控制點(diǎn),制定嚴(yán)格的控制制度確保庫(kù)存現(xiàn)金的安全,梳理明確業(yè)務(wù)流程將使內(nèi)部控制發(fā)揮最大的效用,并能促使各項(xiàng)制度有效地貫徹和實(shí)施。二是流程管理使審計(jì)工作有章可循,提高了審計(jì)效率。經(jīng)驗(yàn)證明,從業(yè)務(wù)流程人手開展審計(jì),在管理控制的鏈條中查找問題,使審計(jì)工作很快切人問題根源,提高效率,并且從根本上強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制。如被審單位存在盤點(diǎn)差錯(cuò)率高的問題,審計(jì)時(shí)首先要看單位的盤點(diǎn)制度和管理流程,不是僅關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)的差錯(cuò)率,而是重新審視單位過去會(huì)計(jì)期間盤點(diǎn)的頻率、差錯(cuò)率的真實(shí)性、詢問盤點(diǎn)人監(jiān)盤人進(jìn)行盤點(diǎn)的過程、對(duì)盤點(diǎn)差錯(cuò)率的處理等,認(rèn)真了解公司的庫(kù)存管理流程,分析差錯(cuò)率高是由流程管理的漏洞造成還是個(gè)人的主觀原因,最后根據(jù)診斷結(jié)果確定相應(yīng)的整改措施或完善制度規(guī)范流程或懲戒相關(guān)責(zé)任人。
西方管理者對(duì)“流程再造”定義為:對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行基礎(chǔ)性再思考和實(shí)質(zhì)性再設(shè)計(jì),從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績(jī)的顯著改善。企業(yè)的發(fā)展是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,有效地內(nèi)部控制同樣隨著公司的發(fā)展而改善。審計(jì)工作也需要從“查錯(cuò)防弊”的傳統(tǒng)角色中實(shí)現(xiàn)增值服務(wù)。通過審計(jì)來發(fā)現(xiàn)“流程管理”中的不足和薄弱環(huán)節(jié),通過“流程再造”來完善管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制?!岸呓Y(jié)合”將使審計(jì)工作和“流程管理”相得益彰。將“流程再造”作為審計(jì)整改的方式將達(dá)到如下效果:
一是彌補(bǔ)制度缺陷,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題有兩種:主觀意識(shí)錯(cuò)誤和制度缺陷。對(duì)于后者只有通過“流程再造”細(xì)化管理措施、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程才能徹底鏟除問題的根源。對(duì)此,審計(jì)提出如下“流程再造”的整改意見:建立健全債權(quán)債務(wù)預(yù)警機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)債權(quán)的催收。指定專人,定期編制債權(quán)債務(wù)表,以時(shí)間長(zhǎng)短為標(biāo)準(zhǔn),對(duì)超過3個(gè)月的債權(quán)債務(wù)進(jìn)行逐筆分析,按風(fēng)險(xiǎn)大小進(jìn)行排列;對(duì)超過6個(gè)月的債權(quán)應(yīng)進(jìn)行書面催收,及時(shí)判定壞賬比例,確保資產(chǎn)安全;對(duì)超過1年的債權(quán)應(yīng)馬上清理完畢,特殊情況要申請(qǐng),并建立追查機(jī)制。對(duì)每筆借款要求必須詳細(xì)說明借款用途、借款期限、還款時(shí)間等。量化借款指標(biāo),財(cái)務(wù)上應(yīng)對(duì)借款人的信用進(jìn)行核實(shí),主要審核該人歷史借款情況:借款的時(shí)間、用途,借款的頻率,還款情況等。通過上述流程再造,將原來的借款流程“填寫借款單→審批→財(cái)務(wù)記賬→出納付款→還款→財(cái)務(wù)銷賬”優(yōu)化為“建立債權(quán)催收機(jī)制→填寫借款單(說明借款時(shí)間、用途、還款期限)→審批(嚴(yán)格按照量化借款指標(biāo)審批)→核實(shí)(財(cái)務(wù)核實(shí)借款人信用狀況)→財(cái)務(wù)記賬→出納付款→催收(按照借款說明的時(shí)間、用途和還款期限對(duì)借款人進(jìn)行還款提醒和催收)一還款一財(cái)務(wù)銷賬”。
二是規(guī)避主觀風(fēng)險(xiǎn),提高審計(jì)效率。企業(yè)許多問題是由于業(yè)務(wù)人員不熟悉流程、專業(yè)水平低或者人員更迭頻繁造成的。通過“流程再造”不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)鏈條,形成單位自身成熟的管理和控制措施,引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員走上規(guī)范的道路,從而規(guī)避主觀錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),實(shí)行“業(yè)務(wù)流程管理”、進(jìn)行“流程再造”也能促使審計(jì)人員通過對(duì)公司業(yè)務(wù)流程的判斷,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)和問題,增大審計(jì)價(jià)值,提高審計(jì)效率。三是避免錯(cuò)誤再次發(fā)生,形成良性發(fā)展 只有通過“流程再造”嚴(yán)格把控重要環(huán)節(jié),促進(jìn)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠按照流程開展,增強(qiáng)業(yè)務(wù)管理和控制的自動(dòng)性,才能有效避免“同樣問題重復(fù)出現(xiàn)”的情況。通過審計(jì)進(jìn)行不斷深入地“流程再造”,不斷優(yōu)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,使管理措施和控制手段不斷適應(yīng)變化的市場(chǎng)環(huán)境和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài),促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康的良性發(fā)展。